Je privacy is belangrijk!

 

Inschrijven:

Bij ons worden er geen gegevens digitaal verwerkt en/of opgeslagen. Je gegevens worden ingevuld op het inschrijfformulier en worden alleen gebruikt om je lidmaatschap én opzegtermijn bij te houden. Jouw contactgegevens die hierop staan, worden door de instructeur uitsluitend gebruikt om contact op te nemen via mail of via telefoon (sms berichten, whatsappberichten). Hieruit vloeit voort ook het bijhouden van de te betalen contributies. Deze gegevens worden opgeslagen en bewaar in een dossier. Jouw gegevens worden maximaal 2 jaar bewaard. Er worden geen kopies van jouw gegevens gemaakt noch worden deze doorgegeven aan andere organisaties voor commerciële doeleinden.

 

Contributie inning:
contributie wordt door de hoofdtrainer geïnd middels pin of contante betaling. Alle betaalbewijzen worden bewaard ten behoeve van onze financiële administratie. We hanteren geen automatisch incasso. Dit zijn wij wel van plan. Zodra dat een feit is, passen we uiteraard onze privacyverklaring aan. 

 

Waar worden je gegeven bewaard:

Je gegevens worden bewaard in een ordner. Deze map is altijd in het bezit van de hoofdtrainer. Behalve de afdeling ledenadministratie, heeft niemand toegang tot deze informatie. Niets wordt op een laptop of computer opgeslagen en bewaard. Beide locaties beschikken over een afgesloten én beveiligde kast waar gegevens worden opgeslagen en bewaard. Niemand, behalve de hoofdtrainer en ledenadministratie, heeft toegang tot deze kast. 

 

Ons ICT beleid:

Zoals eerder genoemd, wij slaan niets op. Foto's die gemaakt worden van de lessen, leeuwendans/drakendans of allerlei andere gelegenheden waar onze leerlingen aan mee doen en zodoende gefotografeerd kunnen worden, worden door de hoofdtrainer gemaakt met een digitale camera middels mobiele telefoon. Deze foto's worden over gezet naar i-cloud. De i-cloud is van zichzelf al optimaal beveiligd. De i-cloud wordt maandelijks opgeschoond en overbodig materiaal wordt verwijderd. 

 

Geheimhoudingsverklaring:

De ledenadministratie, die hoofdzakelijk wordt uitgevoerd door de hoofdtrainer, brengt geen gevoelige informatie naar buiten over leden, opdrachtgevers, sponsoren en overigen. 

 

Nieuwsbrieven / SPAM beleid:

Wij sturen geen nieuwsbrieven naar mailadressen. Alle informatie die wij relevant achten, wordt op facebook gepubliceerd. Wij sturen nooit reclame materiaal. Onze eigen aanbiedingen, promo's en actie worden via social kenbaar gemaakt. 

 

Externe opdrachten leeuwendans/drakendans:

In overeenstemming met de opdrachtgever, zullen we van te voren bepreken met alle deelnemende leden, of opnames van deze dans online gepubliceerd mogen/kunnen worden.
Dit betreft reclame voor televisie, deelname aan videoclips, live optredens et cetera. We gaan er vanuit dat het boekingsbureau een eigen privacyverklaring toepast. 

 

Contactformulier vanaf de website:

Met het contactformulier vanaf de website, kun je informatie vragen over onze lessen en/of leeuwendans of drakendans. Nadat wij je mail hebben ontvangen, geven we daar via mail antwoord op. Je mailadres wordt uitsluitend binnen het mailaccount bewaard. Dit mailaccount is beveiligd met een tweestapsverificatie. In het kader van leeuwendans en/of drakendans, is het belangrijk regelmatig contact via mail te hebben om, bijvoorbeeld, bevestigingen toe te zenden, te ontvangen. Dat geldt ook voor facturen. Nadat de opdracht is uitgevoerd en volledig is afgerond, wordt alle mail geprint en bewaard in een ordner én verwijderd uit het mailaccount. Dat geldt tevens voor nieuwe leerlingen. Zodra zij lid zijn geworden en wij alle gegevens genoteerd hebben, wordt de mail verwijderd uit de mailbox. 

 

Publiceren van foto's:

Op ons inschrijfformulier staat of je bezwaar hebt tegen het plaatsen van foto's op social media of op onze website. Het plaatsen van foto's geeft een kijkje achter de schermen. We laten graag zien wat Kungfu is en hoeveel plezier men erin heeft. Maar we geven ook graag de Chinese cultuur weer omdat wij vinden dat dit educatief is. Omdat we begrijpen dat niet iedereen dit wil, heb je hier zelf de regie in en geef je zelf wel of geen toestemming. En daar houden we natuurlijk rekening mee. Omdat wij met regelmaat optredens uitvoeren voor het grotere publiek (denk aan Nieuwjaar leeuwendans, Boedhadag) en leerlingen hieraan meedoen, bestaat de kans dat hier veelvuldig foto's van gemaakt worden door publiek en media. Ouders die hun pupil willen filmen tijdens de les of een examen en dit willen publiceren op bijvoorbeeld youtube, wordt gevraagd dit onderling af te stemmen. Het kan immers gebeuren dat andere leerlingen ook gefilmd worden. LET OP: iemand die toestemming geeft voor het maken van een foto, geeft daarmee niet per definitie toestemming voor de publicatie ervan. Een herkenbaar in beeld gebrachte persoon heeft in sommige gevallen het recht om zich te verzetten tegen publicatie van dergelijke beelden.

 

Vertrouwenspersoon:

Binnen onze club is de hoofdtrainer tevens een vertrouwenspersoon. Er wordt niets vastgelegd op papier. Derhalve wordt er ook niets bewaard van wat er besproken is.

 

Meldingsplicht:

Bij het constateren of vermoeden van huiselijk geweld, stalking, mishandeling of verwaarlozing, kan de trainer ofwel hoofdtrainer het besluit nemen hiervan een melding te maken bij Veilig Thuis of het AMK. Indien nodig en/of gewenst, worden persoonlijke gegevens doorgegeven. 

 

Onze site is gebouwd via jouwweb.nl. Zij hanteren ook een privacyverklaring. Deze lees je hier: https://www.jouwweb.nl/privacy

 

Inzage:

wil je inzage in ons privacy beleid? Dat kan. Er ligt een exemplaar op beide sportscholen. 

 

Klacht indienen:

Heb je een klacht, opmerking of aanmerking? Dan kun je dit melden bij Manlung Tang (hoofdtrainer). Dit mag je via mail, via whatsapp of middels een persoonlijk gesprek doen. We hanteren een 'open door' policy wat wil zeggen dat je altijd welkom bent om datgene te bespreken wat je wenst te bespreken. 

 

Sportfonds:

Leerlingen die via het sportfonds bij ons komen trainen, hebben hun gegevens gedeeld met het sportfonds. Via deze instelling ontvangen wij jouw gegevens. Wat betreft het privacyreglement, verandert er niets voor jou. Kijk bij het sportfonds hoe zij het geregeld hebben. 

 

Sportbond:

De sportschool is niet aangesloten bij een bond. Wij zijn een op zichzelf staande organisatie. Wel hebben we nauwe samenwerking met andere kungfu scholen die dezelfde stijl aanleren. Deze samenwerking bestaat overwegend uit het delen van kennis, het gezamenlijk uitvoeren en/of organiseren van diverse evenementen. Er worden geen persoonsgegevens gedeeld met deze scholen. 

 

Examenreglement:

Elke leerling mag meedoen aan examens. Deze gegevens worden niet gepubliceerd. Op het diploma komt de naam, graduatie en geboortedatum van de pupil te staan. Dit certificaat wordt meegegeven. De gegevens van de leerling worden bijgehouden om de resultaten bij te houden. Deze gegevens worden genoteerd op de stempelkaart van de leerling.

 

Stempelkaarten:

Wij hanteren stempelkaarten. Op deze kaart staat de naam van de leerling, leeftijd, telefoonnummer en graduatie. Bij elke les wordt de datum genoteerd. Zo houden wij bij hoe ver de leerling is, wanneer er contributie betaald moet worden en wanneer de leerling klaar is voor een examen. Deze kaarten zijn niet digitaal. De kaarten worden zorgvuldig bewaard op de locatie in de zogenoemde kaartenbak. Deze kaartenbak is alleen toegankelijk voor de hoofdtrainer. 

 

Jouw rechten:

Als je vragen hebt of wilt weten welke persoonsgegevens wij van jou hebben, kun je altijd contact met ons opnemen. Je hebt de volgende rechten:

  • uitleg over welke persoonsgegevens we hebben en wat we daarmee doen
  • inzage in de persoonsgegevens die we hebben
  • het corrigeren en/of wijzigen van fouten
  • het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • intrekken van toestemming
  • bezwaar maken tegen een gebruik van foto's en/of video's
  • uitleg over ons archief